¿Cómo aplicar la Alquimia Empresarial?

Definiendo las reglas de juego I Historia 3

Estuve la primera semana reuniéndome con mi equipo de trabajo, preguntando, escuchando y tomando notas. El concepto de los “mangos bajitos”, lo aprendí de un jefe que tuve. Los mangos bajitos son las cosas o tareas en las organizaciones, que son más fáciles y rápidas de hacer y que generan un impacto inmediato.

En la próxima historia les contaré cuáles fueron los mangos bajitos que  encontré.

Un encuentro muy productivo

Llegó el sábado y con el , el momento para el encuentro planeado con todos los colaboradores. En la empresa se trabajaba de lunes a viernes y en la planta de producción se trabajan de lunes a sábado dos turnos de 8 horas o de 12 horas, incluyendo a veces los domingos dependiendo del volumen de trabajo y compromisos de entrega.

 

Ese día llegué temprano y empecé a recibir uno a uno a cada colaborador, saludándolos y dándoles la bienvenida. Me llamaba la atención el entusiasmo que tenían. Después me enteré de que nunca habían hecho antes una reunión de esa naturaleza, a parte de las reuniones de celebración de fin de año.

 

Ya en el salón de reunión les pedí que hicieran todos un círculo con sus sillas. Había llegado el momento de comenzar a aplicar un concepto que forma parte de la Alquimia Empresarial denominado Gestión Integral por Políticas y Valores, y que le había escuchado al profesor Jesús Muñoz de la Universidad de los Andes., y que me había dado unas clases en la Universidad.

Tal y como lo muestra el gráfico, la gestión Integral por políticas y valores permite al gerente desarrollar la capacidad de pensamiento estratégico adoptando una mirada sistémica u holista sobre la organización, reconociendo que las personas son el motor vital de la organización y  definiendo las reglas de juego que son los valores organizacionales que terminan siendo la columna vertebral del quehacer empresarial.

 

Comencé la reunión dándole las gracias por haber asistido y les presenté los tres objetivos que se iban a buscar en las cuatro horas que íbamos a estar reunidos:

 

  • Conocernos
  • Descubrir y conocer la empresa entre todos.
  • Definir las reglas de juego

 

Para el primer objetivo se hizo una dinámica donde cada persona pasó al frente y se presentó respondiendo las siguientes preguntas:

  • Nombre
  • Profesión
  • Cargo que desempeñaba
  • Tiempo que llevaba en la empresa
  • Que era lo que mas le gustaba de la empresa
  • Cuál era su afición favorita
  • Cómo estaba constituida su familia

 

Para el segundo objetivo, hicimos una dinámica donde nos repartimos en grupos. A cada grupo se le dio un pliego de papel y marcadores, debían escoger un líder y presentar los resultados de su grupo a todos los asistentes.

Las tareas que debía hacer cada grupo eran:

  • Definir un nombre para el grupo
  • Definir 5 (mínimo 3) cosas buenas que tenía la empresa y que se debían mantener.
  • Definir 5 (mínimo 3) cosas que no les gustaban o que no estaban funcionando bien y que debían ser mejoradas
  • Definir 5 (mínimo 3) propuestas de mejora que podían hacerse con la participación de todos.

 

El ejercicio resultó muy agradable, conto con la participación de todos y me permitió observar y tomar nota de aspectos claves, y lo mas importante, conocer las personas con las que iba a formar equipo para lograr los resultados. También me dio información relevante para tener en cuenta en mi plan de trabajo. Muchos gerentes cometen el error al desconocer el potencial de los aportes que tienen sus empleados para el mejoramiento continuo. Nadie mas que ellos conocen  su trabajo y las oportunidades de mejora.

 

Tuvimos un descanso, compartimos un refrigerio y continuamos con el tercer objetivo que eran definir las reglas de juego.

 

Me preocupaba mucho cómo iba a hacer la presentación y el lenguaje a utilizar para que el mensaje llegara a todos. Tenía la experiencia en docencia universitaria que de seguro ayudaría pero tenía un grupo muy heterogéneo al frente con personas que tenían altos niveles de estudio y otros que no.

 

¿Recuerdan el evento que desencadenó la reunión con todos los empleados en la historia anterior? Pues este me sirvió para presentar el tema en la reunión aprovechando que eran aficionados al futbol.

 

Comencé utilizando una analogía del futbol, donde el gerente iba a ejercer como director técnico, que ellos como jugadores iban a aportar toda su capacidad y habilidad para contribuir a las metas que íbamos a definir y que en el futbol era equivalente a hacer goles, ganar partidos y campeonatos. Les comenté que los valores que íbamos a establecer iban a ser las reglas de juego a las que todos nos íbamos a someter y que no eran negociables. Les aclaré que lo único que podría llegar a negociarse eran las metas y objetivos, pero no  los valores. Para eso utilicé la siguiente gráfica de apoyo.

La esencia organizacional

Paso seguido les presenté los valores que como gerente quería establecer, como forma de trabajo, explicando uno a uno y poniendo ejemplos.

Algo que les quiero subrayar y advertir es que ustedes como gerentes y su grupo directivo, una vez definan los valores, deben asegurarse de ser coherentes con ellos y capaces de cumplirlos a cabalidad. De no ser así, esta propuesta se les devolverá negativamente por las implicaciones de la pérdida en la confianza y credibilidad y no tendrán impacto sobre sus equipos para que apoyen y aporten el 100% a las iniciativas y proyectos que propongan. Si esto ocurre, los empleados tendrán la justificación para no apropiarse y actuar conforme a los valores y tenderán a ser solo empleados cumplidores de lo básico para mantener su contrato de trabajo.

Los valores son una parte de lo que denomino esencia organizacional. No podemos desligar nuestra experiencia espiritual individual y colectiva cuando interactuamos en una organización.

 

Hay implícito un sentido trascendente que queramos o no forma parte de nosotros mismos y que se proyecta en la organización donde trabajamos. El reto del Alquimista Empresarial es sensibilizar las conciencias de los empleados en torno a este sentido de trascendencia, para alinear los logros individuales con los de la organización en busca de alcanzar una meta compartida.

La meta compartida viene siendo la visión que se establece en un ejercicio de planeación estratégica. Por eso este ejercicio no puede ser tomado a la ligera al realizarse, así como el proceso de sensibilización para que sea apropiado por todos.

Cada empleado debe ser consciente de que él, independientemente del rol y cargo que desempeñe, es pieza fundamental e importante para el logro de la meta compartida y que a su vez de una manera trascendente esta aportando a su entorno, su país y el mundo en general.

Como ejemplo, para una empresa editorial que produzca libros, el sentido trascendente sería que participa en la educación y divulgación de conocimiento, y con ello a los usuarios que los leen, les generará entretenimiento, aprendizaje y con ello un mayor bienestar y calidad de vida.

Los valores se convierten entonces en la columna vertebral de la organización y para todas las líneas de visión y caminos estratégicos que se definan para lograr la meta compartida. Es muy importante que todo este alineado a los valores. Los empleados deben tener claro que para estar en la organización deben apropiarse de ellos y que de lo contrario deben buscar trabajo en otro lado. De igual manera las políticas de gestión del talento humano velan para que el empleado que no actúe conforme a los valores debe desvincularse de la empresa. Esto obviamente atañe para que en la política de selección e incorporación de nuevos empleados, se busque validar que las nuevas personas que lleguen estén en capacidad de apropiarse de ellos.

La gerencia holista

Para darle cierre a esta historia, quisiera presentarles como se enmarca lo anterior dentro de la gerencia holista que debe ejercer un gerente que aplique la Alquimia Empresarial.

La gerencia holista no es nada mas que aplicar un enfoque sistémico sobre la organización dirigido a mejorar los niveles de competitividad en términos de lograr una mayor participación de mercado, una rentabilidad comparativa mayor que los competidores y una creciente preferencia del consumidor.

La gestión integral por políticas y valores y la esencia organizacional hacen parte del eje de crear una CULTURA que permita activar el talento humano en los empleados para que se empoderen,  se dirijan y aporten al cumplimiento de la meta compartida, regidos a su vez, por los valores organizacionales y con acceso a información que sea compartida. Todo lo anterior permitirá la construcción de un ambiente donde la confianza se convierte en un facilitador en todas las interacciones que se realizan con los grupos de interés.

En el eje de la ESTRATEGIA, el gerente holista tiene como fin definir hacia donde se debe llevar la organización y como hacerlo, y para ello se deben definir la Visión, Misión, metas, objetivos, líneas de visión y caminos estratégicos a los que todos los empleados se deben sumar.

Definir el tipo de estructura organizacional, procesos, procedimientos, cargos y roles, jerarquías y espacios colaborativos forma parte del eje de ORGANIZACIÓN, el cual debe ser definido meticulosamente pues permite establecer la manera como se va a ejecutar la estrategia y como se va a llevar a cabo, estableciendo mecanismos de evaluación permanente para monitorear el aporte de cada uno en el cumplimiento de la meta compartida. En este punto el criterio a aplicar debería ser: hacer las cosas  fáciles y sencillas. Muchas empresas caen en el error de poner muchos pasos y controles innecesarios, apropiándose del lema “Si lo quiere fácil, aquí se lo complicamos”.

Así, después de esta reunión con los empleados, habían quedado  muchos elementos para definir un plan de trabajo inicial, que en la próxima historia les contaré. Recordé la respuesta que le di a la vicepresidenta de la junta directiva la primera vez que visité la planta cuando me preguntó que me había parecido la empresa y le respondí: “ Definitivamente hay mucho por hacer”. No me había equivocado.

Próxima historia: Los mangos bajitos

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